¿Cómo llevar la gestión de procesos de una empresa?

La gestión de procesos es la forma en que enfocamos y desarrollados el trabajo dentro de un proyecto o en la dinámica operativa de una empresa.

Para que esta labor sea efectiva y de calidad, necesita estar orientada a la mejora continua, mantener una supervisión rigurosa, y comprender las diferentes etapas operativas y las necesidades particulares de cada una.

Esta responsabilidad gerencial y administrativa puede aplicarse, principalmente, sobre 3 tipos de procesos:

• Estratégicos: Apostan directrices a los demás procesos para alcanzar determinados objetivos;
• Operativos: También son denominados como “claves”, y forman parte de la dinámica de operaciones de las organizaciones, por lo cual agregan valor al cliente e impactan la experiencia de este;
• De soporte: Apoyan a los procesos claves para que se desarrollen de forma satisfactoria, solucionando problemas a tiempo y encontrando puntos de mejora.

Independientemente de la organización en que te desenvuelvas y las características de sus procesos; para mantener una gestión óptima, estratégica y rigurosa necesitas aplicar las buenas prácticas que abordaremos en las próximas líneas.

¡Veamos!

Establece objetivos coherentes y estratégicos

El norte de un proyecto, que sirve como hilo conductor y elemento de coherencia, son sus objetivos. Este elemento central de la planificación debe seguir principios estratégicos y de coherencia.

En primer lugar, las metas establecidas deben ser alcanzables, de acuerdo a los recursos disponibles en cuanto a presupuesto, tiempo, maquinarias o aspectos técnicos, tecnología y talento humano.

También tienen que estar desarrolladas o planteadas de manera explícita y específica, con un tiempo de comienzo y finalización concreto, acompañadas de aquellas técnicas y tácticas que permitirán alcanzarlas.

Una vez esté claro esto y con los procesos en fase de ejecución, contarás con una especie de guía maestra que facilitará las labores de supervisión y que te permitirá detectar rápidamente cuando algún factor no está dentro de la línea estratégica trazada.

Vigila indicadores claves de rendimiento

La gestión de procesos necesita ser una actividad tangible, que realmente genere una percepción de control y conocimiento de la dinámica operativa.

Y pocos factores son tan palpables, concretos y provechosos como las métricas o indicadores claves de rendimiento.

Por medio de estos tendrás la posibilidad de interpretar la información de manera cualitativa para sacar conclusiones concretas sobre los procesos e identificar qué necesitan para mejorar y a dónde deben dirigirse los recursos y esfuerzos.

Entre las principales métricas asociadas a la gestión de procesos y proyectos destacan:

• tiempo promedio de determinadas tareas;
• costo total de propiedad (TCO) de productos o recursos tecnológicos;
• frecuencia de paros, fallas y otros problemas;
• índices de satisfacción de clientes o usuarios finales;
• tiempo de respuesta promedio ante un determinado incidente habitual.

Además de este tipo de indicadores esenciales y básicos, valora aquellos que se ajustan a las características específicas de tus procesos, que además señalan las grandes áreas de debilidad de tu organización o del proyecto.

Establece un cronograma de reuniones o comunicaciones

La gestión de procesos no es una tarea aislada, que únicamente se centra en la observación y el análisis de datos e indicadores.

Lógicamente, para entender y supervisar los procesos, tienes que estar dentro de la dinámica de estos, y para ello se requiere la integración con los diferentes equipos y responsables.

Conocer la visión de los involucrados, recibir reportes detallados y, en general, establecer un sólido flujo de comunicación son elementos claves para lograr una gestión eficiente, estratégica y orientada al logro.

Ante esta realidad, resulta conveniente que fijes un cronograma de juntas, reuniones o interacciones con los diferentes equipos y profesionales asociados a proyecto o procesos, para así repasar frecuentemente la dirección estratégica y enriquecer tu trabajo de control con diferentes visiones y experiencias.

Hoy, las tecnologías de la información y comunicación facilitan esta tarea, pues podrás comunicarte ágilmente con los colaboradores e involucrados por medio de videollamadas y canales similares, aunque estos se encuentren en diferentes lugares.

Digitalización y centralización de información

Difícilmente podrás analizar indicadores claves de rendimiento y seguir las operaciones de forma actualizada si la información está distribuida en diferentes bases de datos, y mucho menos si está soportada en papel.

La gestión de procesos de hoy, al igual que el desarrollo de proyectos en general, necesita supervisión inteligente y ágil, que se base en la centralización y digitalización de los datos clave.

Para esto se necesita la implementación de soluciones que recolecten y lleven a una base central de datos la información operativa referente a las diferentes áreas del proceso o proyecto, desde aspectos administrativos hasta consumos energéticos e indicadores industriales.

Si logras migrar a este funcionamiento inteligente e integrado, podrás seguir en tiempo real las operaciones, incluso, cuando no te encuentres en los espacios productivos o de trabajos, por medio de plataformas y dashboards que muestran los datos de manera detallada y cualitativa.

Dedica tiempo y esfuerzo a la gestión e identificación de riesgos

Conocer los potenciales riesgos es esencial para garantizar la continuidad de los procesos y evitar gastos extra asociados a accidentes, emergencia y resolución de problemas.

Es importante que monitores las dinámicas operativas en sus diferentes áreas y estaciones, y que, en conjunto con tu equipo de trabajo, determines cuáles son las potenciales amenazas en estas y, sobre todo, qué acciones claves se debe emplear para prevenirlas o enfrentarlas.

Por ejemplo, si uno de los grandes riesgos son las caídas del sistema eléctrico, obligando a paros forzados que producen pérdidas, una decisión proactiva y anticipatoria sería la inversión en respaldo energético.

¡Y eso es todo! Ahora conoces cuáles son las mejores prácticas para llevar a cabo una rigurosa y efectiva gestión de procesos.

El enfoque estratégico, el apoyo tecnológico y la supervisión constante y cualitativa, en general, son las claves del éxito en esta demandante e importante tarea.

¿Te pareció útil e interesante todo lo que abordamos en este artículo? Si necesitas más información acerca de la gestión de procesos o tienes alguna duda clave, ¡escríbenos en la caja de comentarios!