5 herramientas innovadoras para la gestión de proyectos

Con la evolución tecnológica y la mejora de las prácticas en el ámbito de la información, han surgido nuevas herramientas para la gestión de proyectos.

Y, mediante la utilización de estas herramientas, es posible cuidar del equipo de trabajo, controlar plazos y tareas de una manera mucho más eficiente, incluso si no estás en la oficina.

Sin embargo, muchos gestores aún utilizan planillas y carpetas para mantenerse organizados, un sistema complicado y lento con una alta probabilidad de fallas. Considerando estas dificultades, usar herramientas innovadoras se ha transformado en una necesidad. 

¿Quieres saber cómo la gestión de proyectos se ha convertido en un proceso dinámico, rápido y productivo, y algunas herramientas que lo facilitan? A continuación conoce más detalles sobre este tema.

Importancia de las herramientas para gestión de proyectos

Las dificultades en cumplir plazos de actividades y gestionar proyectos de manera adecuada, han demandado la utilización de las nuevas tecnologías.

¡Conoce 5 razones por las cuales es fundamental contar con herramientas eficientes!

Acceso compartido

Al utilizar herramientas para gestión de proyectos es posible compartir datos e información con todos los integrantes del equipo de trabajo. 

El acceso a estos datos motiva al grupo, pues la evolución del trabajo se hace visible. Además, este acceso compartido de información permite que los procesos sean desarrollados de manera más colaborativa, una vez que todos comprenden el valor de su papel, sus aportes y su desempeño.

Monitoreo de la productividad

Estas herramientas también proporcionan datos concretos e indicadores para el análisis de productividad.

Como es bien sabido en la ejecución de proyectos, uno de los recursos más usados es la mano de obra. Para llevar un control adecuado de esta parte del negocio, estos indicadores y datos proveen información al respecto, permitiendo identificar a los integrantes más productivos y cuáles presentan mayores áreas de mejora.

Comunicación más eficiente

La comunicación entre los integrantes del equipo se hace más confiable y eficiente.

En los sistemas de gestión, la información está protegida, así como los contactos realizados a través de las plataformas.

Gestión de varios proyectos al mismo tiempo

El uso de las herramientas para gestión permite el seguimiento de varios proyectos de manera más eficiente, eficaz y menos costosa.

Estos recursos tecnológicos proporcionan información sobre cuáles procesos son más urgentes, qué se debe alterar en cada etapa, necesidad de aportes económicos, etcétera.

Y claro, todos estos datos y resultados, están disponibles de manera estandarizada y en un único local.

Ahorro de costos para la empresa

Disminuye costos innecesarios sin perder la calidad del trabajo una vez que identifica dónde están siendo invertidos los recursos y detecta posibles excesos.

Otro aspecto interesante es que la agilidad en los procesos de gestión permite que los gestores puedan dedicarse a otras actividades.

Como puedes ver, la utilización de las herramientas permite que los proyectos sean realizados con más rapidez, que los plazos sean cumplidos y que la productividad aumente.

5 herramientas para la gestión de proyectos

Ahora que reconoces la importancia de usar herramientas, necesitas conocer 5 recursos fantásticos para mejorar la gestión de proyectos:

1. Producteev

Producteev es un servicio de gestión de tareas utilizado para gestionar el trabajo en equipo y habilitar la subdivisión de la lista de tareas, generando así, acciones más simples y pequeñas.

Usar esta herramienta es bastante sencillo. Para crear tareas a realizar, lo único que tienes que hacer es asignarle un nombre y, si quieres, otros atributos adicionales como la fecha en la que se comenzará y la de vencimiento, etiquetas a las personas responsables de su cumplimiento, su prioridad, e incluso, archivos adjuntos.

Un punto a favor de Producteev es que puedes agregar tareas desde tu correo electrónico sin necesidad de ingresar a la plataforma.

Además, también puedes usar la versión gratuita; sin embargo, esta solo permite trabajar con una persona. Esta herramienta solo está disponible en inglés y en dispositivos móviles como iPhone y iPad.

2. Trello

Trello es una herramienta gratuita para la organización de tareas. Tiene una interface fluida, con listas, tarjetas, checklists y otros recursos interesantes.

Para utilizar esta aplicación, solo necesitas registrarte con un correo electrónico y posteriormente ingresar tus tareas. Trello permite incluir imágenes y archivos, escribir comentarios, marcar usuarios en cada tarea, etcétera.

Las funciones más importantes de esta herramienta para la gestión de proyectos son:

• la colocación de fechas de entrega en cada etapa;
• el seguimiento de la evolución de las actividades designadas para cada integrante del equipo de trabajo.

Además, esta herramienta está disponible en varios idiomas, incluidos inglés y español, y en dispositivos móviles como Android, iPhone y iPad.

3. Cyfe

Utilizado por empresas de diferentes tamaños, Cyfe unifica las distintas métricas de tu web, blog y redes sociales en un dashboard, permitiendo gestionar proyectos mediante la captura, monitoreo, análisis, medición y distribución de información.

Ahora bien, la plataforma es fácil de usar, solo necesitas ingresar a Cyfe, darte de alta y luego añadir los widgets que más te interesan tomándoles y soltándolos. Estos se irán organizando en categorías.

Para ver su análisis, selecciona los de tu interés y rápidamente tendrás acceso a sus datos, ya sea de tu cuenta de Facebook, canal de YouTube, Google Analytics, u otros.

También podrás ingresar a la versión gratuita; aunque solo permite la inclusión de cinco gráficos y analiza datos por un período de treinta días anteriores a la fecha de ingreso a la plataforma. Esta herramienta está disponible solo en inglés.

4. ProofHub

ProofHub es un software que ayuda a tener una ejecución más rápida y fácil. Incluye recursos como revisión, acompañamiento de tareas, rastreo de tiempo, informes, gráficos, discusiones, entre otros.

La herramienta puede ser integrada con las cuentas de Dropbox, Google Drive y OneDrive. La aplicación móvil permite iniciar tareas, agendar reuniones, definir fechas de proyectos y organizar la comunicación con otros integrantes de forma sencilla, solamente debes seguir los pasos que te explica en el proceso luego del registro.

La versión paga tiene varios niveles, el más simple permite la gestión de 10 proyectos al mismo tiempo y no tiene límite de participantes.

Además, esta herramienta está disponible en varios idiomas, incluidos inglés y español, y en dispositivos móviles como Android, iPhone y iPad.

5. Asana

Es una herramienta de gestión de tareas y proyectos de fácil utilización, que ayuda a planear y ejecutar labores sin complicaciones.

La plataforma permite crear y compartir tareas entre los integrantes. Su versión gratuita puede ser usada por equipos con un máximo de quince integrantes. Las funciones de Asana son sincronizadas en ambas versiones, web y móvil.

Para comenzar a usarla, regístrate con tu correo y agrega una contraseña. Luego, invita a tu equipo a entrar a Asana e ingresa el nombre de la tarea a realizar, qué hacer para cumplirla, las personas involucradas, tiempo para finalizarla y otros datos que creas resaltantes.

¡Eso es todo por ahora!

La incorporación de herramientas para gestión de proyectos mejora la productividad de tu equipo de trabajo y permite alcanzar resultados excelentes.

Como las opciones son muchas y ofrecen diferentes funcionalidades, es importante que conozcas a fondo cada una de ellas para luego, poder escoger cuál de ellas se adapta a las necesidades de tu empresa.

¿Deseas enterarte de más detalles sobre las innovaciones tecnológicas? Accede a nuestro artículo "Las nuevas tecnologías y su rol en la eficiencia energética".